L’importance de l’invitation

(Créé le 20/02/2009 19:28 - Modifié le 09/08/2011 12:04)

Quels sont les éléments à spécifier sur l’invitation pour qu’elle soit efficace?

L’invitation: c’est elle qui suscite la première impression à l’égard d’un événement. Une invitation doit donc faire naître une réaction et éveiller l’intérêt des participants potentiels. Vous trouverez ci-dessous une compilation des volets spécifiques à mentionner sur une invitation.

Quand l’événement aura-t-il lieu ?
La date et l’heure exactes du début de l’événement.
De quoi s’agit-il précisément ?
Le type d’événement et son titre.
Où l’événement se déroulera-t-il ?
Le lieu et éventuellement un itinéraire.
Qui organise l’événement ?
Les organisateurs de l’événement, avec éventuellement un petit descriptif.
Qui est invité ?
Quel est le groupe cible de l’événement ? Quel est le type de personnes visé ?
Pourquoi organise-t-on cet événement ?
Motif à la base de l’organisation de l’événement (anniversaire, présentation d’un produit, etc.). Ici, on peut éventuellement aussi ajouter un lien Internet où les personnes intéressées pourront trouver toutes les informations relatives à l’événement.
Personne de contact
Qui l’invité peut-il contacter pour de plus amples informations ?
(le cas échéant) Frais de participation ou droit d’inscription
(facultatif) Tenue vestimentaire
Comment réagir à l’invitation ?
Agrémentez votre invitation d’un talon-réponse : d’une part, vous ferez montre d’un plus grand professionnalisme et d’autre part, vous apporterez la preuve que l’événement est préparé avec tout le soin requis. Vous pouvez personnaliser ce talon-réponse en y faisant pré-imprimer les coordonnées de l’invité. Le talon-réponse constitue également un bon prétexte pour contacter l’invité s’il ne le retourne pas !

À l’heure actuelle, le talon-réponse est souvent remplacé par la possibilité de s’inscrire en ligne. Vous pouvez également proposer les deux solutions, à savoir une inscription en ligne ou une inscription à l’aide du talon-réponse.