Post verwerken & versturen – hoe pak je het aan? - Document- en archiefbeheer - Office Management - Expertise

Word gratis lid van AssistantPlus.be en krijg gratis toegang tot:

Expertise

Als lid van AssistantPlus.be geniet je van een onbeperkte toegang tot een database van meer dan 600 artikels boordevol advies, tools en tips voor zowel thuis als op het werk.

Community

Kennis delen is ze vergroten! Ontmoet gelijkgestemden en wissel kennis en ervaringen uit in onze online assistant community.

Carrière

Blijf op de hoogte van de meest recente vacatures in jouw regio met onze jobalerts op maat in jouw mailbox. Raadpleeg deze rubriek ook voor nuttige carrièretips en -advies.

Schrijf je in!

(Aangemaakt op 20/02/2009 16:26 - Gewijzigd op 30/03/2012 14:47)

Post verwerken & versturen – hoe pak je het aan?

Nuttige tips om van postbehandeling een plezier te maken.

bpost heeft verschillende producten en diensten die je kunnen helpen om jouw post gemakkelijker en efficiënter te verwerken en te versturen. We geven je hiervoor graag enkele tips & tricks mee.

Alles op één plaats
Verzamel de te versturen post op een afgesproken plaats en zorg ook dat iedereen weet hoe je de documenten verwacht (in enveloppe, in postmap, signataire,etc.). Goede afspraken maken goede vrienden.
Speciale verzendingen
Controleer of er geen speciale zendingen bij zijn (aangetekende zending, afleveringsbewijs nodig, enz.)
Adressering
Maak altijd gebruik van het centraal adressenbestand, of van de CRM. Op die manier vermijd je dat je verkeerde of verouderde adressen gaat gebruiken.
Gebruik een signataire om documenten efficiënt en snel te laten ondertekenen. Een signataire is een map met kartonnen tussenbladen. Zo kan je documenten mooi uitspreiden over de signataire en vergeet je baas geen enkele te handtekenen.
Adres van de bestemmeling
Schrijf steeds het adres van de bestemmeling op de voorzijde van de omslag (en dus niet achterzijde met de sluitklep). Controleer steeds of het adres juist en volledig werd uitgeschreven. Voor een zending naar het buitenland, noteer je het land van bestemming en de stad voluit en in drukletters.

Voorbeeld:
Karen Schneider
Ellenstraße 243
1200 GENEVE
ZWITSERLANDDe zending moet rechthoekig zijn.
Afzendadres
Plaats het adres van je bedrijf, of van jezelf, bij voorkeur in de linkerbovenhoek van de voorzijde of op de achterzijde van je enveloppe.

Aangetekend of niet?

Alle post die een bepaalde waarde vertegenwoordigd voor de organisatie wordt aangetekend verzonden. Alle post die je als organisatie later archiveert wordt aangetekend verzonden. Zie ook de checklist: Wat moet je zeker archiveren elders op de site.