Tips voor efficiënt notuleren

Snel en efficiënt notuleren zonder een enkel detail te missen.

• Een goede voorbereiding is het halve werk!
  Maak vanuit de vergaderagenda een document met daarop de verschillende onderwerpen die aan bod gaan komen. Laat genoeg witruimte tussen de verschillende onderwerpen. Op die manier kan je gewoon verder noteren, zonder tijd te verspillen aan het herschrijven van het onderwerp.
• Maak je taak wat gemakkelijker
  Nummer en dateer de pagina’s op voorhand. Gebruik courante en persoonlijke afkortingen en symbolen.
• Ken de deelnemers     
  Om goed te weten wie wat gezegd heeft is het aangeraden een plan van de opzet van de vergadering te maken. Ken je iemand niet? Introduceer jezelf dan of vraag het achteraf aan je manager.
• Noteer de juiste punten
  Probeer niet elk woord dat er gezegd wordt te noteren, maar probeer het totaalplaatje te begrijpen. Dit zal je heel wat lees- en ontcijferwerk besparen tijdens het uittypen van het verslag.
• Ieder zijn gereedschap
  Gebruik de methode waar jij je het comfortabelst bij voelt: pen en papier, je laptop, een audiorecordertje, …
• Een dubbele taak vraagt extra voorbereiding
  Participeer je actief in de vergadering? Bereid jezelf dan grondig voor. Probeer op voorhand je vragen reeds klaar te hebben. Het is niet gemakkelijk om tegelijkertijd te noteren en vragen te verzinnen. Bij belangrijke vergaderingen kan je beter ook een audio opname maken, om achteraf een volledig verslag te kunnen schrijven.
• Blijf aandachtig
  5 minuten verstrooidheid kan belangrijke gevolgen hebben voor de volledigheid van het verslag. Blijf dus aandachtig!
• Gebruik je kortetermijn geheugen
  Wacht niet te lang om het verslag uit te typen. Hoe sneller je eraan begint, hoe frisser de vergadering nog in je geheugen zit. Herlees dus meteen na de vergadering je notities, en structureer ze zoals het moet. Verduidelijk woorden die je nogal vaag lijken en onderlijn belangrijke stukken.
• Wees niet bang van de verantwoordelijkheid
  Laat notuleren je niet afschrikken. Enkel betrouwbare en professionele medewerkers krijgen deze taak. Het bijwonen van belangrijke vergaderingen binnen een organisatie zorgt ervoor dat je een beter inzicht krijgt in de werking van het bedrijf.
• Gebruik een goede bladschikking
  Laat genoeg plaats rond je notities om opmerkingen toe te voegen of relaties aan te duiden met symbolen. Schematiseer zoveel en zo duidelijk mogelijk. Noteer voorbeelden, anekdotes en sleutelwoorden op een apart blad.