Er was eens... een persbericht

Stel: er zit een bericht in je mailbox met als titel 'Persbericht'. Je opent de mail en wat staat erin? De wervende tekst: 'Geachte, hierbij ons persbericht in attachment'. Zou jij nog de moeite doen om de bijlage te bekijken? Journalisten en redacteurs niet. Zij klikken onverbiddelijk op de deleteknop. Tips voor een persbericht dat niet sneuvelt.

Een persbericht via e-mail is de ideale manier om bedrijfsnieuws bekend te maken aan de media. Maar er is een probleem: de meeste berichten verdwijnen in de prullenbak. Hoe schrijf je er een dat wel wordt opgepikt door kranten en tijdschriften? Vijftien concrete richtlijnen.

E-mail: nooit pdf

• Geef als onderwerp aan je mail: 'Persbericht:' en de titel van je persbericht. In de titel vermeld je kort wat het nieuws is en om wie het gaat. Zet er bij voorkeur een werkwoord in. Bijvoorbeeld 'VDAB geeft 50-plussers individuele begeleiding'.
• Plaats de inhoud van je persbericht in de e-mail zelf. Zo ziet de journalist direct waar het over gaat en kan hij je bericht gemakkelijk kopiëren en plakken. Heb je illustraties of extra documentatie, dan kan je die als bijlage toevoegen. Gebruik hiervoor een Word-document en zeker geen PDF (moeilijker om te verwerken).
• Kies in je mail voor 'platte' tekst zonder speciale opmaak. De inhoud is belangrijker dan de vorm. Bovendien komt een speciale lay-out knullig over als het niet echt professioneel gedaan is.
• Wil je je mail verzenden? Verstuur hem naar je eigen adres en zet de mailadressen van de pers in bcc (blind carbon copy). Zo zien de journalisten enkel jouw adres en weten ze niet naar wie je de mail nog verstuurde. Dit oogt professioneler en komt de privacy ten goede.

Inhoud: één A4

• Beperk je tot de hoofdzaken (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe) en wees zakelijk (geen oordelen of opinies). Je bericht mag niet langer zijn dan een A4!
• Journalisten willen graag een actuele aanleiding voor een bericht. Zorg voor zo'n 'kapstok'. Hang je bericht bijvoorbeeld op aan een actuele trend of vakontwikkeling, of verwijs naar een persconferentie, een nieuwe maatregel die ingaat, een uitbreiding...
• Begin je tekst met een inleiding waarin je het nieuws samenvat. De inleiding is erg belangrijk omdat de journalist op basis hiervan beslist of hij verder leest of niet. Geef in de volgende alinea's meer gedetailleerde info. Behandel per alinea één onderwerp. Laat tussen de alinea's een witregel. Gebruik af en toe een tussentitel.
• Neem als dat kan enkele citaten op van een woordvoerder of verantwoordelijke. Dit maakt je verhaal levendiger. De citaten mogen scherp zijn.
• Vermeld onderaan een contactpersoon voor meer info. Geef z'n e-mail en telefoon.

Taalgebruik: geen franje

• Schrijf niet 'ik' of 'wij', maar gebruik de naam van je bedrijf. Anders moet de journalist de tekst herschrijven naar de derde persoon.
• Kies voor sober taalgebruik zonder franjes. Gebruik ook geen jargon of afkortingen want elke lezer moet je tekst kunnen begrijpen. Eventueel kan je er wel één vakterm in verwerken die je kort en helder toelicht (komt deskundig over).
• Maak geen reclame, maar breng objectief verslag uit van een feit of gebeurtenis. Hoed je dus voor uitspraken als 'de beste' of 'de meest vooraanstaande'. Dit zijn subjectieve formuleringen die de lezer wantrouwig maakt. Enkel de passages waarin je een betrokkene citeert mogen subjectief zijn.
• Wees zo concreet mogelijk. Dit maakt je geloofwaardiger. Bijv. niet 'onlangs' maar 'begin november', niet 'een ruime meerderheid' maar '80%', niet 'men' maar 'de klanten'...
• Verwijs in je alinea's niet naar de tussentitel erboven. Journalisten schrappen of veranderen die namelijk geregeld. Bijv. niet als titel: 'Steeds meer jobs sneuvelen' en dan eronder: 'Dit fenomeen lijkt zich vooral voor te doen bij...'
• Houd tot slot rekening met de gewone basisregels voor goede teksten.
• Vermijd 'zijn' en 'worden'. Niet 'VDAB was verantwoordelijk voor de organisatie van...' maar 'VDAB organiseerde...' en niet 'VDAB wordt ingeschakeld om 50-plussers te begeleiden...', maar 'VDAB begeleidt 50-plussers...'
• Splits lange zinnen op in verschillende korte.
• Haal er alle spellingsfouten uit.

Bron: VDAB